top of page

Digitálnou transformáciou k bezpapierovej kancelárii

Bezpapierová kancelária je v súčasnosti veľmi populárna téma vo svete. Mnoho spoločností a firiem sa snaží implementovať zlepšenia v tejto oblasti s cieľom zrýchliť procesy a odbúrať administratívu. Svoju osobitnú rolu v poslednom období zohrávajú už aj ekologické a klimatické ciele.



bezpapierová kancelária v IT spoločnosti


Rýchla navigácia v blogu



Transformáciou k bezpapierovej kancelárii


Napriek tomu je miera použitia papieru vo firmách stále vysoká, čo prináša celú radu problémov pri spracovaní, výmene a archivácii dokumentov, ako aj vysokú administratívnu náročnosť. Obdobie COVIDu dostalo mnohé firmy na pokraj síl. Nezvládanie procesov vyvolalo potrebu rýchlej digitalizácie a automatizácie.


Digitalizáciou a automatizáciou je možné redukovať náklady v administratíve až o 30 percent v priebehu šiestich mesiacov a až o 50 percent v priebehu jedného roka.


Riešením sú moderné technológie


Pre množstvo ľudí je zavádzanie nových technológií do už zabehnutých procesov cestou po tenkom ľade. Obávajú sa, že implementácia nových postupov firme nepomôže a neprinesie nič iné, len komplikácie a neželané zvýšenie nákladov.


Firmy sú často konzervatívne a nerozmýšľajú nad prípadnými výhodami, ktoré by im pri ich podnikaní mohli poskytnúť súčasné moderné technológie.


Ich použitím, ako je napríklad umelá inteligencia - AI, alebo robotická procesná automatizácia - RPA, môžeme papier z procesov odstrániť a s ním aj problémy ktoré spôsobuje.

Ďalším benefitom je, že sa takto vytvára priestor pre zamestnancov vykonávať úlohy s vyššou pridanou hodnotou a netráviť čas rutinnou, opakujúcou sa prácou alebo banalitami.


Zavedenie bezpapierovej kancelárie v APM Digital


V APM Digital sa už dlhší čas venujeme digitalizácií procesov a preto neprekvapuje, že sme digitalizovali aj vnútrofiremne. Proces digitalizácie nebol okamžitý, prebiehal postupne a v súčasnosti sa nám podarilo dosiahnuť takmer 100 percentnú mieru digitalizácie. Umožnilo nám to výrazne efektívnejšie, rýchlejšie fungovanie, odkiaľkoľvek a dosiahli sme aj výraznú úsporu nákladov.


Digitalizovali sme vnútrofiremné procesy, ako sú účtovníctvo a backoffice

Ako prvú sme digitalizovali výmenu a spracovanie podkladov v účtovníctve. Papierové podklady sa hneď pri vstupe nascanujú a následne sa spracúvajú už len elektronicky. Následne prišli na radu procesy v oblasti administratívy, kde sme vo veľkej miere automatizovali manuálne činnosti, ako sú prepisovanie údajov zo systému do systému.


Digitalizovali sme vnútrofiremnú komunikáciu

Na internú komunikáciu sme už pred COVID-om zaviedli elektronické nástroje ako sú napr. MS Teams, prostredníctvom ktorých u nás prebieha komunikácia a výmena základných dokumentov. Zamestnanci môžu pracovať plnohodnotne na diaľku, bez zásadných dopadov na ich kvalitu práce. Komunikáciu v týchto náročných časoch vylepšuje aj náš prístup práce v agilných tímoch.


Digitalizovali sme sales a komunikáciu so zákazníkmi

Zaviedli sme cloudový CRM systém - Salesforce, ktorý nám dáva možnosť uceleného pohľadu na zákazníkov. Sales tím má pomocou tohto nástroja prístup k celej histórii komunikácie so zákazníkom odkiaľkoľvek, vie vytvárať objednávky a reporty apod. CRM sa v našej spoločnosti stalo za krátku dobu centrálnym nástrojom, do ktorého automatizovane nahrávame údaje z iných systémov.


Digitalizovali sme nábor kandidátov a komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie

CRM Salesforce sme nasadili aj pre komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie. Automatizácie spracujú profily z kariérneho portálu, ako napríklad Profesia. Automaticky sa uchádzačom prepošle online formulár pre spracovanie osobných údajov, ďalej automaticky spracuje maily a založí zložku kandidáta v CRM. Len tento krok sám o sebe šetrí firme mnoho času a tým nemalé finančné prostriedky.


Digitalizovali sme dochádzku a máme vlastného dochádzkového chatbota

Digitalizácia sa nevyhla ani dochádzke zamestnancov. Naši zamestnanci majú možnosť pri príchode do práce napísať chatbotovi a ich príchod je zaznamenaný. Takisto si veľmi rýchlo môžu pozrieť, kto z ich tímu je v súčasnosti v práci, má dovolenku alebo je nedostupný. Systém funguje odkiaľkoľvek, čo je v období remotnej práce obrovským prínosom. Systém nám umožňuje aj logovanie sa prostredníctvom mobilnej aplikácie z hociktorého miesta, prípadne v prípade potreby miesto logovania obmedziť na istú lokalitu.


Digitalizovali sme zmluvy a podpisy realizujeme elektronicky

Vzhľadom na konzultačnú povahu nášho biznisu sme často na cestách. Vnímali sme potrebu zefektívniť proces podpisovania zmlúv, nakoľko dochádzalo k zbytočným prieťahom pri ich podpisoch alebo zvýšenej administratívnej náročnosti. Zmluvy sme kompletne elektronizovali a zaviedli sme nástroj na elektronické podpisovanie zmlúv s dodatočnou SMS autentifikáciou podpisujúcich strán.


S úradmi komunikujeme elektronicky

Ak ste sa dočítali až sem, asi vás neprekvapí, že komunikácia s úradmi u nás prebieha kompletne elektronicky a v rámci aktuálnych možností štátnej správy.



Vďaka digitalizácii máme vyššiu kvalitu dát a šetríme mesačne tisícky EUR


Digitalizácia nám ušetrila nemalé prostriedky v oblasti administratívy, ale aj celkovo výrazne zefektívnila chod firmy a komunikáciu s externým svetom. Takisto nás odbremenila od nevyhnutnej fyzickej prítomnosti v kanceláriách.


Digitalizáciou sme dosiahli:

  • ušetrenie finančných prostriedkov na administratívne výkony a ďalšie činnosti vo výške tisícov EUR mesačne

  • výrazné zvýšenie kvality dostupných dát

  • schopnosť vytvárať rôzne automatizované reporty, čo predtým v tomto rozsahu nebolo možné

  • odstránenie manuálneho prepisovania údajov z jedného systému do druhého

  • zacielenie zamestnancov na iné, kvalifikovanejšie úlohy

  • odstránenie potreby častých ciest na poštu a späť

  • jednotný a rýchly prehľad o komunikácii so zákazníkmi a uchádzačmi o prácu

  • zníženie potreby fyzickej prítomnosti v kanceláriách


 

Máš problémy s hľadaním IT špecialistov pre svoje projekty?


Naši odborníci môžu začať už do 10 dní. Kontaktuj nás a my sa Ti ozveme do 24 hodín.


👉 Vyplň kontaktný formulár

👉 alebo nám napíš na sales@apmdigital.eu


Prístup k okamžite dostupným IT špecialistom na našej webovej stránke


👉 klikni pre zoznam IT špecialistov



Čo s nami získaš?


Sme stabilný IT partner v Nemecku a na Slovensku a poskytujeme prémiové 5* hviezdičkové služby v oblasti IT outsourcingu a lízingu. Vďaka kanceláriámv Nemecku a na Slovensku sme zároveň veľmi blízko k našim zákazníkom. Pokrývame rôzne technológie, ako napríklad JAVA, .NET, C#, C++, CRM, PHP, Angular, React, Full-stack, MS Dynamics, Salesforce, iOS, Swift. Poskytujeme aj špecialistov na riadenie projektov, ako sú projektoví manažéri, asistenti PMO a SCRUM Masters.


👉 navštív náš web www.apm.digital

コメント


bottom of page